Case studies

Zeeman

Zeeman, de alom bekend retailer die zich profileert met “goede kleding en textiel voor iedereen aan de laagst mogelijke prijs”.

Bij het bedrijf Zeeman wordt er dagelijks en wekelijks zeer veel en snel wisselende visuele content aangemaakt. Enkele voorbeelden hiervan zijn de wekelijkse reclamefolders, de talloze insteekkaarten in de winkels, de affiches in de rayons, … en zo veel anderen. Omdat dit tijdrovende en foutgevoelige opdrachten en handelingen zijn, zocht Zeeman naar een veel betere manier om dit alles zo snel en foutloos mogelijk op de wereld te krijgen. Efficiëntie en performantie waren keywords in deze uitdaging.

 

Insteekkaarten:

Dit zijn de welgekende kaarten die jij en ik in de winkels zien. Deze bevatten heel vaak dezelfde informatie: naam product, maat, kwaliteit, prijs, mogelijke actie …  Steeds wederkerende info dus, en dit in verschillende formaten en talen. Een taak die dagelijks, met zeer veel aandacht opgenomen dient te worden. Men was vaak al een halve dag bezig met kopiëren, knippen en plakken, typen van teksten en prijzen … Steeds omzichtig en met de nodige aandacht. Maar manueel copy-paste? We kennen het allemaal. Zéér vatbaar voor fouten, dat is een feit!

Reclamefolder:

Wekelijks maakt Zeeman een reclamefolder met hun producten en promoties. Uiteraard, zoals ieder zichzelf respecterend merk, houden ze zich strikt aan hun branding en huisstijl. Aangezien de company branding een dynamisch opgemaakte reclamefolder voorschrijft, dient er dus iedere week een custom lay-out aangemaakt te worden, afhankelijk van de producten die erin staan. Een vast stramien waar elke foto, tekst, en prijs op dezelfde manier weergegeven wordt was geen optie. Dit is wekelijks een job van 3 dagen. En ook hier ging er al 1 volledige dag op aan het zeer voorzichtig copy-pasten van teksten en prijzen. Tijdrovend en wederom gevaarlijk voor fouten.

 

Hoe pakten we dit aan?

 

Na een informatieve en zeer inspirerende demo evolueerde het kennismakingsgesprek al vrij snel naar “een training om ZELF InDesign templates” op te maken. Omdat de werknemers van Zeeman reeds zeer bedreven zijn in het werken met InDesign, zou een 3-daagse training op maat al voldoende zijn. 

Maar first things first!

Een data-analyse bleek al zeer snel cruciaal bij Zeeman. Hierdoor werd duidelijk welke data er noodzakelijk was om de opmaak van o.a. de insteekkaarten en de reclamefolders te optimaliseren. Na een zeer analytisch gesprek met verschillende stakeholders, kwamen we tot de conclusie dat een “simpele” Excel-file, die taalafhankelijk is EN alle nodige informatie bevat, al een zeer concrete stap naar een geautomatiseerde oplossing voor de opmaak van de lay-out zou bieden. Die nodige informatie werd reeds duidelijk na de eerder gemaakte data-analyse. 

Met deze verzamelde info werden er tijdens de training samen met ons diverse templates aangemaakt. Alle templates dienden uiteraard aan verschillende voorwaarden te voldoen: bij de insteekkaarten “2 voor de prijs van 1” heb je een andere lay-out nodig dan “actie van de week” … maar misschien wel (deels) dezelfde info. Bij het opmaken van de reclamefolder was het de focus op de foto’s dat cruciaal was. Hier ging telkens zeer veel tijd verloren omdat dit steeds een custom lay-out werd. Door ook verschillende templates voor de reclamefolder te maken, bekwamen we de indruk van een custom lay-out, terwijl onze oplossing een geautomatiseerde uitkomst kon bieden. Door een koppeling met de Excel-file, met de nodige data, konden de afbeeldingen automatisch geïmporteerd worden in InDesign. Een tijdsbesparing van jewelste! Er moest niet nodeloos gezocht worden naar de juiste afbeelding.

Na 3 dagen training hadden de medewerkers van Zeeman al deze technieken onder de knie en konden ze zelf aan de slag gaan. Dit voor zowel het automatiseren, als voor het aanmaken van templates.

 

Resultaat en besparingen?

 

Door de training, de templates en de automatisatie worden er wekelijks heel wat werkuren aan wederkerende en vervelende jobs, met een grote foutmarge, bespaard. Uiteraard zijn bij beide geautomatiseerde processen het risico op tekstfouten tot een absoluut minimum gereduceerd.  Hierdoor komt er voor de werknemers bij Zeeman meer tijd vrij om creatief bezig te zijn met de lay-out … de dada van iedere creatieveling.

 

Toekomstplannen

 

Door het gebruiksgemak, de tijdsbesparing en reductie op tekstfouten, ziet Zeeman nog meer potentieel in deze oplossing. Voor de toekomst willen ze gerust kijken hoe ze hun content creatie kunnen aanpassen in functie van automatisatie.

Zeeman Content Rechts Zeeman Content Rechts 2 Zeeman Content Rechts 3